Als u een factuur stuurt aan uw klanten en u past het factuurstelsel toe, dan moet u de btw die vermeld staat op die factuur direct aangeven en betalen. Betaalt uw klant de factuur uiteindelijk niet of maar gedeeltelijk, dan is uw vordering (gedeeltelijk) oninbaar. U hebt dan dus onterecht btw betaald. U kunt deze btw van ons terugvragen zodra het zeker is dat uw vordering oninbaar is.
Past u het kasstelsel toe? Dan kunt u geen teruggaaf vanwege oninbare vorderingen krijgen.
Wanneer btw terugvragen?
U kunt de btw terugvragen zodra het zeker is dat uw vordering (gedeeltelijk) oninbaar is. De vordering wordt in ieder geval als oninbaar beschouwd uiterlijk 1 jaar na de uiterste betaaldatum die u met uw klant hebt afgesproken. Als er geen betalingstermijn is vastgelegd, dan geldt de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen nadat uw klant de factuur heeft ontvangen.
Hoe btw terugvragen?
Het btw-bedrag dat u wilt terugvragen, verwerkt u in de aangifte over het tijdvak waarin de 1-jaarstermijn is verstreken of waarin duidelijk is geworden dat de factuur oninbaar is. In die btw-aangifte trekt u het btw-bedrag dat u terugvraagt af van de verschuldigde btw die u bij rubriek 1a of 1b invult. Daarnaast trekt u bij rubriek 1a of 1b de omzet van de oninbare vordering af van de omzet over het betreffende tijdvak.
We lichten dit toe in de 2 onderstaande voorbeelden.
Voorbeeld
U factureert op 1 februari 2019 aan uw klant het volgende:
| Goederen | € 10.000 |
| Btw 21% | € 2.100 |
| Factuurbedrag | € 12.100 |
Op de factuur vermeldt u: “Betalingstermijn 1 maand”
U doet per kwartaal btw-aangifte. U geeft de btw en de omzet aan in de btw-aangifte over het 1e kwartaal van 2019 bij rubriek 1a en draagt deze btw ook af.
Op 1 mei 2019 komt vast te staan dat uw klant de factuur niet zal betalen. In de btw-aangifte over het 2e kwartaal van 2019 kunt u het btw-bedrag van € 2.100 aftrekken van de verschuldigde btw die u bij vraag 1a invult. Daarnaast kunt u de omzet van € 10.000 aftrekken van de omzet over het 2e kwartaal van 2019 die u bij vraag 1a invult.
In het volgende voorbeeld is de afgesproken uiterste betaaldatum met 1 jaar overschreden.
Voorbeeld
U factureert op 1 februari 2019 aan uw klant het volgende:
| Goederen | € 10.000 |
| Btw 21% | € 2.100 |
| Factuurbedrag | € 12.100 |
Op de factuur vermeldt u: “Betalingstermijn 1 maand”
U doet per kwartaal btw-aangifte. U geeft de btw en de omzet aan in de btw-aangifte over het 1e kwartaal van 2019 in rubriek 1a en draagt deze btw ook af.
Op 1 maart 2020 is het u ondanks uw inspanningen niet gelukt om de factuur betaald te krijgen. Er is dan al 1 jaar verstreken na de afgesproken uiterste betaaldatum. Dit betekent dat u in de btw-aangifte over het 1e kwartaal van 2020 het btw-bedrag van € 2.100 aftrekt van de verschuldigde btw die u bij vraag 1a invult. Daarnaast trekt u bij vraag 1a de omzet van € 10.000 af van de omzet over het 1e kwartaal 2020.
Maar hoe boek je dit in Twinfield?
In Twinfield wordt de BTW automatisch bepaald, als je boekhouding op orde is. Via een memoboeking kun je de openstaande vordering op de debiteur overboeken naar “Dubieuze debiteuren”. Je kunt in dit geval geen creditfactuur sturen of aanmaken, want jij hebt gepresteerd. Maar via een memoriaal boeking kun je dit doen.
Factoorregeling
De factoorregeling houdt in dat als een ondernemer zijn vordering geheel of gedeeltelijk overdraagt aan een andere ondernemer (bijvoorbeeld een factormaatschappij), deze andere ondernemer voor die vordering of het overgedragen gedeelte in de plaats treedt van de ondernemer die de vordering overdraagt.
Wanneer de vordering oninbaar is of als oninbaar wordt beschouwd (na het verstrijken van de 1-jaarstermijn), dan kan de overnemende ondernemer de btw alleen terugkrijgen door een teruggaafverzoek in te dienen. Dat moet gebeuren met het formulier ‘Verzoek om teruggaaf omzetbelasting (overgenomen vorderingen)‘.
Alsnog ontvangen betaling ná teruggaaf btw
Hebt u de btw van een oninbare vordering in mindering gebracht in uw btw-aangifte maar wordt deze vordering later alsnog geheel of gedeeltelijk betaald? Dan geeft u de verschuldigde btw over het gedeelte dat u hebt ontvangen aan in het aangiftetijdvak waarin u de betaling ontvangt.
